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O setor jurídico das empresas tem um desafio imensurável na gestão dos contratos. Em alto volume, com muitas versões e, às vezes, a necessidade de traduções, validações e assinaturas de diferentes áreas e players, esses documentos precisam passar por análises detalhadas, revisões minuciosas, além de serem muito bem gerenciados para evitar erros.

O ciclo de vida de um contrato dentro de uma empresa envolve várias etapas, que começam com a solicitação inicial do contrato até o seu encerramento, contendo aí a negociação, aprovação, assinatura e gerenciamento contínuo. A digitalização e assinatura eletrônica de contratos já foi um avanço importante quando pensamos no gerenciamento desses documentos em papel e necessidades de assinaturas, armazenamento, correções, atualizações, e acompanhamento. Porém, ela não resolveu todos esses desafios, pois essas etapas muitas vezes seguem necessitando de diferentes plataformas e muito capital humano para que ocorram com segurança.

A tecnologia tem mudado esse cenário. Com o CLM, plataforma que gerencia todo o ciclo de vida de um contrato, é possível que as empresas criem, negociem, assinem, armazenem e monitorem esses documentos de maneira eficiente e segura, pois ele tem a capacidade de integrar outros sistemas empresariais - como ERPs, CRMs, além de ter o processo de assinatura eletrônica feito dentro da plataforma.

Na prática, isso significa mais segurança e governança na gestão de contratos empresariais, com a redução de erros e mais tempo para os profissionais do setor atuarem em trabalhos estratégicos.

Agora, com a entrada da Inteligência Artificial nessa equação, temos um cenário ainda mais promissor no que se refere a uma gestão eficiente dos contratos, otimização do tempo das equipes jurídicas, e compliance. Com o uso de IA, a etapa de revisão e análise de contratos pode ter uma redução de tempo de até 90%, isso com uma garantia maior de confiabilidade nesses processos.

Conforme o estudo “AI in contracting: an untapped revolution”, realizado pela World Commerce and Contracting, incluir ferramentas de inteligência artificial na rotina de gestão de contratos representa uma economia de 38% em custos para as empresas com tarefas jurídicas. Segundo a mesma pesquisa, o processo completo da gestão dos contratos pode consumir até 68% do tempo que as equipes legais dedicam às suas tarefas cotidianas.

Todas as interações contratuais podem ser mais rápidas com o uso de inteligência artificial. Além disso, considerando as complexidades legais de cada país, a IA pode ser treinada especificamente para o mercado brasileiro, com o objetivo de gerar um assistente contratual que conheça as particularidades locais. É o que já estamos fazendo, com o Brain Companion, um dos recursos do portfólio de IA da Webdox, que foi lançado em maio deste ano no Brasil e hoje já é usado por 31% dos clientes nacionais. Até lançamos uma versão mais recente do produto, com base nos feedbacks que tivemos.

Isso facilita a navegação pela informação e o entendimento de contratos ao fornecer explicações rápidas e simplificadas de termos legais e técnicos. Uma pessoa de vendas, por exemplo, que não entende sobre cláusula de responsabilidade, pode receber a explicação direto da IA, facilitando todo o ciclo.

Com sistemas de gestão baseados em IA e novas tecnologias, os advogados passam a ter acesso extremamente rápido a informações essenciais em enormes volumes de dados, podendo categorizar e buscar informações contratuais de forma ágil e objetiva e prever informações de um contrato a partir de sua história.

Logo, eu penso que a IA não é apenas uma tecnologia, é uma aliada. Com ela, simplificamos processos complexos, otimizamos tempo e garantimos a segurança em cada etapa do ciclo de vida dos contratos.

Por: José Manuel Jiménez, advogado, CEO & Founder da Webdox